パスポートコピーと住所証明の公証役場での認証手続きについてご説明いたします。
パスポートなどは原本を提出するわけにはいかないため、コピーを提出することになりますが、それが本物のコピーであることを証明するために、パスポートの原本とそのコピーが本物であるという証明書が必要になります。これをCTC認証（Certified True Copy＝真正なるコピー証明）と言います。日本では「公証認証」と言い、公証役場の公証人に認証してもらう手続きになります。公証認証の上位版に外務省認証というものがありますが、今回外務省認証まで行う必要はありません。
下記の2点を原本とともに公証役場に持参し公証認証（外務省認証は不要）を取得してください。それぞれパスポートと住所証明の原本を必ず持参してください。
「株主及び取締役のパスポート顔写真ページ（見開き2ページ分）のカラーコピー」
「株主及び取締役の住所証明のコピー（国際運転免許証、英文のバンクステートメントなど）」
（1）パスポートと住所証明コピーの準備
・株主及び取締役のパスポート顔写真ページのカラーコピー
以下の画像のように、パスポートの顔写真ページ（見開き2ページ分）をA4の紙にカラーで印刷してください。
文字が見切れたり、ぼやけたりしないよう、鮮明に印刷をお願いします。
一度カラーでスキャンしてから印刷するのがお勧めです。今後もマレーシア生活(賃貸契約の際など)でパスポートのスキャンデータを提出する機会があります。
必ず有効期間が1年以上残っているパスポートをご用意ください。有効期間が1年未満の場合はパスポートを更新してください。株主及び取締役になる方のパスポートのみでOKです。扶養ビザを取得するご家族のパスポートの提出は不要です。
・株主及び取締役の住所証明 1通
現在（日本など）のご住所の証明書を認証する必要があります。
英語で住所の記載がある書類がベストです。国際運転免許証がお勧めです。免許センターで即日発行されます。
推奨：「国際運転免許証」「英文のバンクステートメント（残高の数字は黒塗り可）」など
英文翻訳添付必要：「運転免許証」「住民票（3ヶ月以内発行）」「公共料金の明細書（3ヶ月以内発行）」など
→いずれか一つご用意いただき、A4の紙にカラーで印刷してください。
*補足1：一人が株主と取締役を兼ねる場合は1通にまとめてOKです。株主＝A様、取締役＝B様のように別々の場合は、A様、B様それぞれ1通ずつ、パスポートと住所証明のコピー認証が必要になります。
*補足2：認証後に公証人がホッチキスで冊子に綴じてくれますので、コピーをそのまま綴じずにお持ちください。パスポートのコピー認証で1冊、住所証明のコピー認証で1冊、と別冊子で認証し綴じてもらってください。株主＝A様、取締役＝B様のようになる場合は、「A様のパスポートコピー」「A様の住所証明」「B様のパスポートコピー」「B様の住所証明」で合計4冊（4つの認証）になります。
（2）公証役場への事前確認
日本のどの公証役場でもOKです。お近くの公証役場をインターネット検索または以下の一覧ページでご確認ください。
・日本の公証役場一覧
公証役場によって若干オペレーションや公証費用（1書類あたり10,000円程度）が異なるので、お近くの公証役場を検索していただき、事前に電話で以下の通りお問い合わせをしてから訪問されることをお勧めします。
電話での確認内容：「マレーシアでの法人設立の必要書類として、パスポートコピーや住所証明の英文での公証認証が必要なのですが、そちらで対応可能でしょうか？外務省認証は不要で公証認証まででOKです。公証費用も教えてください。」
提出先を尋ねられた場合：「提出先は大使館ではなく、マレーシアの経済特区であるラブアンの金融庁になります。なお提出先の記載は不要です。」
（3）宣言書（Declaration）について
公証役場で認証する書類の表紙に宣言書（どのような書類なのかを簡単に説明、宣誓する書類）を添付します。この宣言書は決まった書式があるわけではありません。基本的に宣言書は公証役場に置いてありますので、その場で公証人の案内に従って作成（署名）をお願いします。
万が一、公証役場で宣言書の用意がないと言われた場合は、その場でA4コピー用紙をもらい手書きで作成をするか、こちらの宣言書テンプレートをダウンロードし適宜編集してお使いください。
（4）認証済み書類のスキャンデータを提出
各書類の認証が完了しましたら、認証済みの書類全ページのスキャンデータ（PDF）をメールにてお送りください。
ホッチキスで綴じたまま、内容が鮮明に見えるようにカラースキャンをお願いいたします。写真ではなく、必ず鮮明なスキャンデータをご提出ください。
後ほど他の書類とともに、原本をマレーシアの信託会社へ郵送していただきますが、書類の不備がないかの確認と原本到着前になるべく早く法人登記の電子申請ができるようにする目的で、お手数ですが事前にスキャンデータをご提出いただいております。
（5）補足事項
・日本以外の公証役場で認証する方へ
他国の公証役場(notary office)で認証したものも使用可能です。お近くの公証役場で英文でのCTC（Certified True Copy）認証を依頼してください。